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Open Dental sigue siendo tu sistema de gestión de la consulta y tu agenda. Se trata de un complemento que lee tus citas y envía las confirmaciones a través de la API documentada de Open Dental. No es un sustituto ni una migración.
Te conectas mediante una clave API que te proporcionamos y que debes pegar en Open Dental. La API se aloja en tu propio servidor a través de eConnector, el mismo servicio que gestiona los eServices de Open Dental. Las citas nuevas y modificadas se reciben cada 15 minutos, y los recordatorios se generan a partir de esa agenda sincronizada. No es necesario instalar nada en tus ordenadores.
Cada paciente recibe un mensaje de texto el día antes de la visita, además de un correo electrónico si activas el canal de correo electrónico. El mensaje de texto se envía a las 9:00 h, hora local de tu consulta. Puedes activar el recordatorio en la configuración. Los recordatorios por SMS se envían en el idioma que figura en el expediente del paciente o, si no hay ninguno registrado, en el idioma predeterminado de su consulta. Los recordatorios por correo electrónico solo se traducen si activa la traducción de mensajes salientes; de lo contrario, se envían en inglés. El envío de un recordatorio no genera ninguna entrada en Open Dental, por lo que la historia clínica no se llena de mensajes automáticos.
Una respuesta «C» por mensaje de texto, el enlace de confirmación del correo electrónico, una confirmación en nuestra llamada automática de confirmación o que un miembro del personal pulse «Confirmar» en nuestro calendario tienen el mismo efecto. Actualizan la cita en Open Dental para que su campo «Confirmada» muestre el estado de confirmación propio de su consulta, que obtenemos a partir de sus definiciones de «Cita confirmada» (Configuración > Definiciones > Cita confirmada). También añaden una nota con la hora en que se produjo. En el módulo «Citas», la visita aparece como confirmada, igual que si lo hubiera marcado alguien de recepción.
El texto dice: «Responde C para confirmar o R para cambiar la cita». A los pacientes que respondan R se les pide que llamen a la consulta, y el correo electrónico incluye un botón «Cambiar cita» que abre un correo dirigido a tu consulta. No modificamos la cita en Open Dental cuando se solicita un cambio, por lo que tu equipo mantiene el control de la agenda.
La configuración toma alrededor de cinco minutos y no requiere migración. Emitimos una clave API de Open Dental. En Open Dental ustedes confirman que el eConnector esté funcionando, habilitan el API y agregan la clave. Luego hacen clic en Conectar. Su primera sincronización descarga el calendario. La primera vez que un paciente confirma, buscamos su estado confirmado en sus definiciones de Appt Confirmed y lo guardamos, o ustedes pueden decirnos cuál usar. Activan el recordatorio del día anterior, deciden si agregar correo al texto y configuran su idioma predeterminado. El servidor que ejecuta el eConnector debe permanecer encendido para que el calendario siga sincronizándose. Los recordatorios son parte de Reviews & Messaging a $199/mo, mes a mes, con prueba de 14 días y un BAA en cada plan.
Sí. Cuando un paciente responde «C» al mensaje de texto, pulsa el enlace de confirmación del correo electrónico o confirma en nuestra llamada automática de confirmación, actualizamos esa cita en Open Dental. El campo «Confirmado» refleja el estado de confirmación de tu consulta y se añade una nota con la marca de tiempo. Si un miembro del personal pulsa «Confirmar» en nuestro calendario, se produce el mismo proceso. La recepción lo ve en el módulo «Citas» sin tener que hacer nada.
Atentamente. Open Dental permite a cada consulta definir sus propios estados en «Configuración > Definiciones > Cita confirmada». Leemos esa lista y seleccionamos su entrada «Confirmada», y luego la guardamos para su posterior registro. Si prefiere utilizar un estado específico, como por ejemplo un estado independiente «Confirmada por SMS», podemos configurarlo. Si no hay ninguna entrada en su lista que coincida, solo registramos la nota y dejamos el campo «Confirmada» tal cual.
El mensaje de texto del día anterior se envía a las 9:00 h, hora local de tu consulta. Si añades el correo electrónico, este se envía cada mañana. Los recordatorios se generan a partir de tu agenda de Open Dental, que se sincroniza cada 15 minutos. Se está trabajando en un recordatorio para el mismo día, pero aún no está disponible.
En este momento, la nota de confirmación sustituye el contenido del campo de notas de la cita. No se añade al final. Si tu equipo guarda otra información en ese campo, como recordatorios previos a la consulta o «traer radiografías», la confirmación la sobrescribirá. Hasta que cambiemos eso, guarda ese tipo de notas en otro lugar de Open Dental, como la historia clínica del paciente o el registro de comunicaciones.
Se trata de una carencia real y es importante que lo sepas. Muchas consultas cancelan las citas en Open Dental borrándolas, y una cita borrada simplemente desaparece. Sincronizamos las citas nuevas y las modificadas, pero aún no detectamos las eliminadas. Por lo tanto, un paciente cuya cita se haya eliminado en Open Dental puede seguir recibiendo un recordatorio de la misma y, si la confirma, dicha confirmación ya no tendrá ninguna cita a la que asignarse. Si cancelas las citas en lugar de eliminarlas, los recordatorios se detienen. Las citas que traslades a la «Lista de citas no programadas» de Open Dental pueden seguir recibiendo un recordatorio, así que cancela la cita si quieres que los recordatorios se detengan.
Sí. Nuestro calendario lee el estado «Confirmado» de cada cita desde Open Dental, utilizando la propia lista de citas confirmadas de tu consulta. Un estado que signifique «confirmado» o «llegado» (por ejemplo, «Confirmado», «Llegado» o «En la sala de tratamiento») se muestra como «confirmado». Los estados «Sin confirmar», «Dejado mensaje», «Enviado por SMS», «Enviado por correo electrónico» y los estados de Open Dental «eConfirm enviado», «Devolución de llamada» y «Error» se muestran como «no confirmado».
No a partir del propio recordatorio. El mensaje indica: «Responde C para confirmar o R para cambiar la cita», y a los pacientes que respondan R se les pide que llamen a la consulta. El correo electrónico incluye un botón «Cambiar cita» que abre un correo dirigido a tu consulta. El cambio de cita por teléfono puede gestionarlo la recepcionista de IA, que es un producto independiente.
Sí, en el caso de los recordatorios por SMS. Cada mensaje se traduce al idioma asociado al paciente o al idioma predeterminado de tu consulta. Los recordatorios por correo electrónico también se pueden traducir si activas la traducción de mensajes salientes en la configuración; de lo contrario, se envían en inglés. No se guarda ningún dato relacionado con el idioma en Open Dental.
Solo para los mensajes que quieren que enviemos. Si ambos están funcionando, los pacientes reciben dos recordatorios para la misma cita, y los eConfirmations de Open Dental también pueden establecer el estado Confirmado por sí mismos. Sugerimos desactivar los eReminders y eConfirmations que se traslapen una vez que los nuestros estén activos, para que los pacientes reciban un mensaje por cita y solo un sistema esté estableciendo el estado Confirmado. Los recordatorios están incluidos en Reviews & Messaging a $199/mo, mes a mes, con prueba de 14 días.
Si tu equipo sigue dedicando las mañanas a llamar a los pacientes para confirmar las citas, esta función envía un mensaje de texto a los pacientes de Open Dental el día anterior, con un correo electrónico opcional. Cuando los pacientes confirman, el campo «Confirmado» de la cita cambia al estado que tú hayas establecido en Open Dental, y las confirmaciones que tu equipo introduzca en Open Dental también se muestran en nuestro calendario. A los pacientes que responden «R» se les pide que os llamen, y no cambia nada en Open Dental hasta que vuestro equipo lo haga. Hay dos aspectos que debéis tener en cuenta. Actualmente, nuestra nota de confirmación sustituye a la nota de la cita en lugar de añadirse a ella. Además, una cita eliminada en Open Dental después de la sincronización puede seguir recibiendo un recordatorio.
Open Dental es una marca comercial de Open Dental Software, Inc. Intake.Dental es un producto independiente y no está vinculado a Open Dental Software, Inc., ni cuenta con su respaldo ni su patrocinio.
Tú te quedas con Open Dental. Enviamos un mensaje de texto a cada paciente el día antes de su cita, y también puedes añadir un recordatorio por correo electrónico utilizando las citas que sincronizamos desde tu agenda de Open Dental. Cuando un paciente responde «C», pulsa el enlace de confirmación del correo electrónico o confirma en nuestra llamada automática de confirmación (una opción que permite llamar a los pacientes que no han confirmado por mensaje de texto), establecemos el campo «Confirmado» de esa cita con el estado de confirmación propio de tu consulta y añadimos una nota. Tu equipo lo ve en el módulo «Citas» y no tiene que volver a introducir nada. También funciona al revés: nuestro calendario lee el estado de «Confirmado» de Open Dental, por lo que las confirmaciones que tu recepción establezca allí se muestran en nuestro sistema. A los pacientes que necesiten cambiar la cita se les pide que os llamen, y nada cambia en Open Dental hasta que vuestro equipo lo haga. Hay dos limitaciones, que explicamos a continuación. Una se refiere a las citas eliminadas en Open Dental después de haber sido sincronizadas. La otra se refiere al campo de notas de la cita.
Una demostración de 20 minutos usando su agenda y sus códigos de procedimiento. Sin cambios, sin migración, sin reemplazos.
