Open Dental sigue siendo tu sistema de gestión de la consulta y tu agenda. AI Rescheduling lee y escribe a través de la API documentada de Open Dental con una clave que puedes desactivar desde Open Dental en cualquier momento. Cada nueva cita y cada cita original cancelada aparecen en tu módulo de Citas como cualquier otro cambio. No estás cambiando de sistema ni migrando nada, y no hay que conciliar un segundo calendario.
Elige el día y, a continuación, selecciona toda la consulta o los profesionales que están ausentes. Mostramos las citas afectadas a partir del calendario de Open Dental, que sincronizamos cada 15 minutos. En Open Dental, los profesionales se agrupan según el dentista responsable de cada cita, por lo que las visitas de higiene aparecen bajo el nombre de su dentista. Si solo está ausente el higienista o solo el médico, desmarca las visitas que pueden mantenerse. Desmarca cualquier otra que prefieras gestionar tú mismo, como los casos quirúrgicos largos, escribe el motivo que se comunicará a los pacientes y aprueba. No se confirmará nada hasta que tú lo hagas.
Nuestra copia de tu agenda se sincroniza cada 15 minutos, y las citas eliminadas en Open Dental no desaparecen de ella por sí solas. Antes de cada llamada, la IA consulta la cita en tiempo real en Open Dental. Si se ha eliminado, no se llama al paciente. La comprobación no detecta las citas que tu equipo haya reubicado a una nueva hora o haya cancelado después de que aprobaras la lista, así que desmarca aquellas que ya hayas gestionado antes de empezar.
La IA explica por qué hay que cambiar la cita y propone franjas horarias disponibles en tu agenda. El paciente puede elegir una nueva hora, cancelar la cita o solicitar que le llamen desde la consulta. Las solicitudes de llamada se remiten a tu equipo.
Se crea una nueva cita para el mismo paciente. Se mantienen el mismo dentista asignado, la sala de tratamiento, la duración (patrón) y el tipo de cita. En Open Dental, las visitas de higiene se asignan en función del dentista asignado. El higienista (ProvHyg) y el indicador de higiene aún no se han copiado, por lo que debes reasignar al higienista en cualquier limpieza trasladada en el módulo de Citas. Comprobamos que el profesional esté disponible antes de reservar, pero no la sala de tratamiento, así que, cuando realices una comprobación aleatoria, asegúrate de que la nueva cita no comparta sillón. A continuación, la cita original recibe una nota y se marca como «Cancelada». La nueva cita siempre se crea primero. Si no se consigue marcar la cita original como «Cancelada», el paciente conserva la nueva cita y la original permanece como «Programada» en Open Dental hasta que alguien la cancele. Ese fallo se registra en nuestro registro de errores, pero aún no aparece en tu resumen de comprobación, por lo que te pedimos que compruebes aleatoriamente las primeras ejecuciones en el módulo de Citas. Un fallo nunca deja al paciente sin cita.
La función de reprogramación mediante IA utiliza la «Recepcionista IA» (incluida en el plan «Recepcionista IA», 499,99 $ al mes), por lo que primero debes configurar la recepcionista con el número de teléfono de tu consulta. Las llamadas se recibirán entonces desde ese número. Si Open Dental ya está conectado, no es necesario instalar nada más: utiliza la misma clave API y el eConnector de tu servidor. Si no es así, te proporcionaremos la clave y, en Open Dental, deberás ir a Configuración > Configuración avanzada > API, marcar la casilla «Habilitado», hacer clic en «Añadir clave» y pegarla. El eConnector debe permanecer en funcionamiento. Se ha verificado que las llamadas funcionan, pero aún no hemos realizado una reprogramación completa de extremo a extremo en una consulta de Open Dental en entorno de producción. Por lo tanto, en tus primeras una o dos ejecuciones, abre después el módulo «Citas» y comprueba aleatoriamente algunos cambios: que la nueva cita aparezca en la columna de la derecha y no comparta sillón, que el higienista esté asignado a cualquier limpieza y que la cita original aparezca marcada como «Cancelada» con su nota, en lugar de seguir ahí como «Programada».
Abre «Reprogramación de citas», elige el día y el profesional que está ausente, revisa la lista (desmarca los que quieras mantener, por ejemplo, si solo están ausentes por la tarde), escribe el motivo y aprueba. Durante varios días, ejecuta una reasignación al día. A continuación, la IA llama a cada paciente y les cambia la cita durante la llamada. Solo se contacta con los pacientes cuyas citas siguen marcadas en tu lista.
Sí. Elige la fecha y aplica la selección a toda la consulta. Una ejecución puede gestionar hasta 80 citas. En un día más ajetreado, divídela en tandas por profesional. Cada una se comprueba en tiempo real en Open Dental antes de la llamada, y se omite cualquier cita que se haya eliminado. Una vez que la apruebes, la lista queda fijada. La IA solo omite las citas que se hayan eliminado en Open Dental, así que desmarca cualquier cita que tu equipo ya haya movido o cancelado antes de dar tu aprobación.
No arrastrándolo. La API de Open Dental podría modificar la hora de la cita, pero marcamos deliberadamente la cita original como «cancelada» y reservamos una nueva, para que el cambio se refleje en el calendario y en tus informes de citas canceladas. La nueva cita conserva el dentista responsable, la sala de tratamiento, la duración y el tipo de cita de la original. El higienista aún no se ha copiado, así que vuelve a asignarlo en las limpiezas que se hayan trasladado. Verás ambas citas en el módulo «Citas».
No. El estado original está configurado como «Cancelado» y le indicamos a Open Dental que no lo envíe a la «Lista de citas sin programar», ya que el paciente ya tiene una nueva cita. Cuando un paciente cancela durante la llamada sin concertar una nueva cita, tampoco se añade a la «Lista de citas sin programar», así que comprueba los resultados de las llamadas para ver qué pacientes aún necesitan una hora.
La nueva cita siempre se crea primero, por lo que el paciente nunca se queda sin cita programada. Si no se consigue marcar la cita original como «Cancelada», el paciente conserva la nueva cita y la original permanece como «Programada» en Open Dental hasta que alguien la cancele. Ese fallo se registra en nuestro registro de errores, pero aún no aparece en tu resumen de comprobación, por lo que te pedimos que compruebes aleatoriamente las primeras ejecuciones en el módulo de Citas.
Todavía no por tipo. En la lista de revisión, antes de dar tu aprobación, desmarca cualquier cita que quieras que gestione tu equipo y la IA no llamará a esos pacientes.
No. Se encarga de las llamadas rutinarias para que tu equipo no se pase toda la mañana al teléfono. Tu equipo sigue aprobando cada visita, gestionando las citas que no han marcado como completadas y cualquier solicitud de devolución de llamada, y tiene la última palabra sobre la programación. Para tus primeras visitas, te recomendamos que alguien compruebe aleatoriamente algunas de ellas en Open Dental.
No se cobra ninguna tarifa, ya que fue la consulta la que inició estos cambios, no el paciente. No recibirás una notificación de cancelación por cada cambio. Las solicitudes de devolución de llamada y los pacientes con los que seguimos sin poder contactar tras dos intentos se señalan a su equipo en el momento en que se producen. Cuando se han realizado todas las llamadas, lo que incluye un nuevo intento unas dos horas más tarde, se envía un correo electrónico resumen en el que se indica quién ha cambiado la cita, quién ha cancelado, quién ha solicitado que se le devuelva la llamada y con quién no se ha podido contactar.
Firmamos un acuerdo de confidencialidad (BAA) para cada plan, la información médica protegida (PHI) se cifra a nivel de campo cuando está en reposo y el acceso está limitado a tu consulta. La clave de la API de Open Dental permanece bajo tu control y puedes desactivarla desde el propio Open Dental.
Cuando un profesional está ausente o la consulta cierra, AI Rescheduling muestra una lista de las citas de Open Dental afectadas para que las revises, comprueba cada una de ellas en tiempo real en Open Dental antes de llamar y se pone en contacto con el paciente para cambiarla. El cambio se registra como una nueva cita, y la original se marca como «Cancelada» con una nota. Tú decides a quién se llama desmarcando las citas en la lista de revisión. La nueva cita mantiene al dentista asignado y el sillón, pero aún no al higienista. Si el paso de cancelación falla, la cita del paciente permanece reservada; comprueba el módulo de Citas tras las primeras ejecuciones para detectar cualquier cita original que siga «Programada». Se ha verificado que se han realizado las llamadas, pero comprueba tú mismo las primeras ejecuciones en Open Dental antes de darlo por hecho.
Open Dental es una marca comercial de Open Dental Software, Inc. Intake.Dental es un producto independiente y no está afiliado a Open Dental Software, Inc., ni cuenta con su respaldo ni su patrocinio.
Si un profesional se da de baja por enfermedad o la consulta tiene que cerrar, hay que reubicar todas las citas de Open Dental de ese día. Eliges el día y los profesionales que están ausentes, revisas la lista de citas afectadas, desmarcas aquellas que quieres que gestione tu equipo y das tu aprobación. A continuación, la IA comprueba cada cita en tiempo real en Open Dental, llama al paciente y cambia la visita mientras está al teléfono. Open Dental podría desplazar la cita a la nueva hora, pero entonces la original ya no mostraría que se ha cedido la franja horaria, y tus estadísticas de citas canceladas nunca la contabilizarían. Por eso reservamos una nueva cita y marcamos la original como «cancelada» con una nota. No sustituye a tu recepción. Se encarga de la docena de llamadas que nadie tiene tiempo de hacer esa mañana.
Una demostración de 20 minutos usando su agenda y sus códigos de procedimiento. Sin cambios, sin migración, sin reemplazos.
